L’Eveil d’Essences accorde beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. Pour cette raison, nous souhaitons également vous informer clairement sur la façon dont nous collectons et utilisons vos données personnelles. Vous trouverez ci-dessous les informations utiles sur la manière dont L’Eveil d’Essences protège et traite vos données personnelles.

Applicable à partir du 25 mai 2018

Introduction

La présente Déclaration de confidentialité de L’Eveil d’Essences a pour but d’exposer, de façon claire et transparente, la nature des données personnelles que nous collectons, ainsi que d’expliquer leur traitement. Elle s’applique aux personnes suivantes:

• Tous les clients et fournisseurs actuels ou passés et les clients et fournisseurs potentiels de L’Eveil d’Essences.

• Toute personne impliquée dans une quelconque transaction avec L’Eveil d’Essences, que ce soit en son nom propre ou en tant que représentant d’une entité juridique (par exemple un responsable d’entreprise, agent, représentant légal, personnel opérationnel, etc.).

• Des personnes non clientes de L’Eveil d’Essences, telles que les bénéficiaires de paiement ou les personnes de contact des clients entreprises.

Les « données personnelles » se rapportent à toutes les informations à votre sujet ou qu’il est possible de relier à vous. Cela inclut votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, numéro de compte, adresse IP.

Par « traitement », nous désignons tous les usages des données en question, tels que la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’utilisation, la consultation, la modification, la divulgation, le transfert ou la suppression. 

Vous partagez vos données personnelles avec nous en :

• Devenant client ou fournisseur; 
• Devenant employé ou ouvrier chez L’Eveil d’Essences; 
• Vous inscrivant à nos services (en ligne); 
• Remplissant un formulaire (en ligne); 
• Signant un contrat; 
• Utilisant nos produits et services;
• Nous contactant via l’un de nos canaux.

Quel type de données traitons-nous à votre sujet ?

Les données personnelles que nous traitons comprennent:

• Les données d’identification, par ex. nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de carte d’identité, adresse e-mail et adresse IP de votre ordinateur ou appareil mobile.
• Les données de transaction, par ex. numéro de compte bancaire.
• Les données financières, par ex. factures, notes de crédit.
• Les données sur votre comportement et vos préférences en ligne, par ex. adresse IP de votre appareil mobile ou ordinateur, pages visitées sur les sites de L’Eveil d’Essences.
• Les données concernant vos besoins et centres d’intérêt dont vous nous faites part, par exemple en contactant nos bureaux, nos centres d’appel ou en répondant à un sondage en ligne.
• Les données audiovisuelles, par ex. les vidéos des caméras de surveillance, les enregistrements des appels téléphoniques vers nos centres de service à la clientèle.

Données sensibles

Nous ne traitons aucune donnée sensible relative à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, sauf en cas de stricte nécessité.

Que faisons-nous de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont utilisées uniquement sur base d’un des fondements légaux suivants:

• Pour conclure et exécuter un contrat, une vente ou un achat avec vous;
• Pour nous conformer à nos obligations légales;
• Pour servir nos intérêts légitimes. Un tel traitement des données peut être nécessaire pour maintenir de bonnes relations commerciales avec nos clients, nos fournisseurs et d’autres personnes concernées. Il est aussi possible que nous procédions au traitement de vos données personnelles afin de prévenir et combattre la fraude et pour préserver la sécurité de vos transactions et des opérations effectuées par L’Eveil d’Essences;
• Lorsque vous avez donné votre consentement. Dans ce cas, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins suivantes:

Gestion du dossier client

Par exemple, si vous souhaitez devenir l’un de nos clients ou de nos fournisseurs, nous avons besoin de votre adresse, d’une adresse mail et/ou d’un numéro de téléphone afin de vous contacter à l’avenir.

La gestion de la relation client

Il est possible que nous vous demandions votre avis sur nos produits et services dans le but d’améliorer notre offre. Il est également possible que nous utilisions les notes relatives à nos conversations en ligne, au téléphone ou en personne, dans le but de vous offrir des produits et services personnalisés.

Marketing

Vous pouvez recevoir via lettres, e-mails ou sms des promotions, propositions de produits ou services ou encore des offres personnalisées lorsque vous vous connectez à nos sites  internet. Vous pouvez à tout moment choisir de cesser de recevoir ces offres personnalisées.

Prévention et détection des fraudes, sécurité des données

Nous avons le devoir de protéger vos données personnelles et d’empêcher, de détecter et de gérer les pertes de données éventuelles. 

A qui transmettons-nous vos données ? Pour quelles raisons ?

Autorités gouvernementales et professions règlementées

Pour respecter nos obligations réglementaires, il est possible que nous divulguions des données aux autorités compétentes. Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de transmettre vos données à des tiers, notamment :

• Les autorités fiscales.
• Les autorités judiciaires/d’investigation (police, procureur, cours et organismes d’arbitrage/de médiation) sur demande expresse et légale.
• Les curateurs par ex. en cas de faillite.

Prestataires de services

Quand nous faisons appel à des prestataires, nous leur transmettons uniquement les données personnelles nécessaires pour mener à bien leur mission au bénéfice de L’Eveil d’Essences. Des prestataires de services nous assistent dans des activités telles que:

• Conception et maintenance d’outils et d’applications informatiques;
• Activités et évènements marketing, gestion de la communication avec les clients;
• Préparation de rapports et statistiques et impression de documents à usage interne.

Vos droits et leur respect

Nous respectons vos droits individuels de déterminer comment vos données personnelles sont utilisées. Concrètement, vos droits sont les suivants :

Droit d’accès à l’information

Vous bénéficiez d’un droit de regard sur les données personnelles que L’Eveil d’Essences traite à votre sujet.

Droit de rectification

Si vos données personnelles sont inexactes, vous êtes en droit de nous demander de les rectifier.

Droit de s’opposer au traitement

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles par L’Eveil d’Essences pour ses intérêts légitimes propres (par exemple, marketing). Nous prendrons en compte votre opposition et déterminerons si le traitement peut être justifié par des motifs légitimes et impérieux. A défaut, nous mettrons un terme au traitement.

Vous pouvez également vous opposer à l’envoi de nos messages commerciaux (par e-mail, courrier ou téléphone).

A tout moment, vous pouvez librement mettre fin à l’envoi d’offres, personnalisées ou non.

Vous ne pouvez cependant pas vous opposer au traitement de vos données personnelles :

• Lorsqu’un tel traitement est légalement requis;
• Si celui-ci est nécessaire à l’exécution d’un contrat passé avec vous;

Droit à l’oubli

Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles, sauf exceptions légales, si :

• Nous n’en avons plus besoin au regard des finalités initiales;
• Vous retirez votre consentement à ce que nous les traitions;
• Vous vous opposez à ce que nous traitions vos données pour nos intérêts légitimes (sauf motif légitime impérieux de L’Eveil d’Essences) ou pour vous envoyer des messages commerciaux;
• L’Eveil d’Essences traite vos données personnelles de façon illicite;
• Une loi de l’Union Européenne ou un État membre de l’Union Européenne exige que L’Eveil d’Essences efface vos données personnelles.

Exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant.

Nous ferons notre possible pour répondre à votre demande dans les plus brefs délais. Dans certains cas, le délai de réponse peut être d’un mois. Si nous avons besoin de plus de temps pour accéder à votre demande, nous vous informerons de la raison de ce délai supplémentaire.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Dans le but d’assurer la sécurité de vos données, nous mettons en œuvre pour l’ensemble de nos activités des politiques et standards internes minimaux. Ceux-ci sont régulièrement mis à jour de façon à ce qu’ils tiennent compte des dernières réglementations et évolutions du marché. Concrètement, et conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires (politiques et procédures, sécurité informatique, etc.) pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles et des processus de traitement. Vos coordonnées sont stockées dans notre programme informatique TIP Integral qui lui-même est soumis à la loi RGPD.

En outre, les employés de L’Eveil d’Essences sont soumis à une obligation de confidentialité et, sauf exceptions, ne sont pas autorisés à divulguer vos données personnelles.

Champ d’application de la Déclaration de confidentialité

Le présent document constitue la Déclaration de confidentialité de L’Eveil d’Essences.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité pour rester en conformité avec les évolutions de la loi et/ou pour refléter le traitement des données personnelles effectué par L’Eveil d’Essences. Cette version a été créée en mai 2018 et entre en vigueur le 25 mai 2018. La version la plus récente est disponible sur www.leveildessences.be